Privacyverklaring

1. Wie zijn wij

Signborn is een bemiddelingsplatform dat zelfstandige signmakers en opdrachtgevers (sign- en reclamebureaus en bedrijven) met elkaar in contact brengt. Signborn is geen werkgever, uitlener, verzekeraar of betaaldienstverlener.

Verwerkingsverantwoordelijke: Solano Sign and Print, vennootschap onder firma, handelend onder de naam Signborn. Pletterijkade 8, 2515 SE Den Haag. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 75803933. Btw-identificatienummer NL860401820B01.

Contact over privacy: hello@signborn.com

2. Welke gegevens we verwerken

Account (iedereen):

• Naam, e-mailadres, postcode, rol (signmaker of opdrachtgever), taalvoorkeur
• Bedrijfsnaam, KvK-nummer en btw-nummer (verplicht bij aanmelden)
• Wachtwoord als je dat zelf instelt (versleuteld opgeslagen)
• Hoe je bij ons terechtkwam: een uitnodigings- of verwijslink, en, alleen als je cookies accepteert, de verwijzende website en campagneparameters
• Welke overeenkomsten je hebt geaccepteerd, met naam, tijdstip en versie
• Je keuzes voor nieuws, partneruitingen en een openbaar profiel, met het moment waarop je ze maakte of wijzigde

Zelfstandige signmaker:

• Naam, telefoonnummer, adres, werkstraal, specialisaties, ervaring, uitrusting, portfolio
• Certificaten en je AVB-polis met de einddatum (uploads, alleen zichtbaar voor jou en Signborn). Opdrachtgevers zien alleen of je AVB geldig is.
• KvK-nummer, btw-nummer, IBAN en factuurgegevens
• Geboortedatum, als je die invult (nodig voor de wettelijke melding van platforminkomsten, zie punt 4)
• Tarief en beschikbaarheid; optioneel een koppeling met je Google-agenda

Opdrachtgever:

• Bedrijfsnaam, contactpersoon, KvK-nummer, btw-nummer, factuuradres
• Opdrachten, inclusief locatie en omschrijving

Uitgenodigd door een opdrachtgever:

• Je naam en e-mailadres, zoals de opdrachtgever die invulde

Tijdens een opdracht:

• Reacties, selecties en berichten in de chat
• GPS-locatie en tijdstip bij het inchecken en bij opleverfoto's
• Gewerkte uren, reistijd, kilometers, extra kosten en bonnetjes
• Bezwaren en de berichten daarover
• Beoordelingen en de Trust Score (zie punt 5)
• Facturen

Lounge (alleen als je daar iets plaatst):

• Je berichten, foto's, reacties en likes. Andere signmakers zien die met je naam. In de lounge voor opdrachtgevers zien andere opdrachtgevers je bedrijfsnaam.

Eindklant ter plaatse (bij oplevering):

• Naam, handtekening, tijdstip en GPS-locatie. Deze persoon ziet hierover een korte melding op het scherm voordat hij of zij tekent.

Technisch en beveiliging:

• IP-adres, browser en apparaat bij inloggen, om misbruik en inloggen vanaf een onbekend apparaat te herkennen
• Passkeys, als je die toevoegt: de publieke sleutel, het soort toestel (bijvoorbeeld iPhone) en wanneer je hem toevoegde en laatst gebruikte. Je gezicht of vingerafdruk verlaat je toestel nooit; die zien wij niet. We bewaren dit tot je de passkey of je account verwijdert
• Foutmeldingen, zonder IP-adres, e-mailadres, cookies of inloggegevens
• We tellen welke stappen van de aanmelding mensen doorlopen. Zonder cookies, zonder IP-adres en zonder e-mail. Je browser bewaart alleen een tijdelijke sessiecode die verdwijnt als je het tabblad sluit. Ben je ingelogd, dan koppelen we de stap aan je account. Deze tellingen bewaren we 13 maanden.
• Pushmeldingen, als je die aanzet: het adres dat je browser daarvoor geeft. De melding gaat via de pushdienst van je browser of telefoon (bijvoorbeeld Apple of Google). Zet je meldingen uit, dan wissen we dat adres.

Gesprekken met Rakel, de AI-assistent, en met onze support.

Partneruitingen: welke uiting je zag of aanklikte, met je rol en provincie. We gebruiken een code per dag, niet je naam. Welke uiting je ziet, kiezen we op je rol, je vakken, je certificaten en je provincie, op grond van gerechtvaardigd belang. Adverteerders krijgen geen gegevens over jou, alleen totalen. Je kunt partneruitingen uitzetten in je instellingen.

Nieuwsbrief (alleen als je je daarvoor aanmeldt):

• Of je nieuws wilt ontvangen, met het moment en de plek waar je dat aangaf (registratie of instellingen)

3. Waarvoor

• Je account laten werken en je aanmelding beoordelen: je btw-nummer via de EU-dienst VIES, en je AVB-polis met einddatum als je die uploadt. Je KvK-nummer controleren we op vorm en op dubbel gebruik door een ander account. Certificaten vul je zelf in; die controleren we niet
• Opdrachten en signmakers bij elkaar brengen en rangschikken
• Communicatie tussen opdrachtgever en signmaker mogelijk maken
• Oplevering vastleggen als bewijs, en conceptfacturen en de feefactuur opmaken
• Omzeiling van het platform en misbruik tegengaan
• Support geven, ook via Rakel
• Het platform verbeteren met statistieken. Met jouw toestemming gekoppeld aan je account, zonder toestemming alleen als anonieme telling
• Nieuws sturen over Signborn, zoals nieuwe regio's en functies, alleen als je je daarvoor hebt aangemeld
• Voldoen aan wettelijke plichten (fiscale bewaarplicht, meldplicht platformexploitanten)

We verkopen je gegevens niet en sturen geen reclamemails zonder toestemming.

4. Grondslagen

• Uitvoering van de overeenkomst met jou: account, profiel, matching, chat, oplevering, facturatie, support.
• Gerechtvaardigd belang: controle bij aanmelding, beveiliging, misbruik- en omzeilingsdetectie, de Trust Score, en het vastleggen van de oplevering (ook de gegevens van de eindklant) als bewijs voor opdrachtgever en signmaker. Je kunt hiertegen bezwaar maken (punt 9).
• Wettelijke verplichting: facturen bewaren (7 jaar) en, voor zover Signborn daaronder valt, gegevens van signmakers melden aan de Belastingdienst op grond van de Europese meldplicht voor platformexploitanten (DAC7).
• Toestemming: analytische cookies, het vastleggen van de verwijzende website en de nieuwsbrief. Je kunt die toestemming altijd intrekken (punt 8); voor de nieuwsbrief via de afmeldlink in elke mail of in je instellingen.

5. Automatische rangschikking en AI

Matching: bij elke opdracht rangschikt het platform geschikte signmakers automatisch op vaardigheden, beschikbaarheid, reisafstand, beoordelingen, ervaring, certificaten en reputatie. Hoe zwaar elke factor weegt, staat op signborn.com/voorwaarden. De opdrachtgever kiest zelf; de rangschikking is een hulpmiddel.

Trust Score: een score van 0 tot 100 op basis van gedrag na acceptatie van opdrachten (afronding, op tijd, beoordelingen, bezwaren, annuleringen, reactiesnelheid). De score telt licht mee in de rangschikking. Hij wordt nooit gebruikt om een account te blokkeren, te schorsen of uit te sluiten. Bij een lage score kijkt een medewerker mee. Je ziet je eigen score en de onderdelen ervan.

Score voor opdrachtgevers: Signborn berekent ook voor opdrachtgevers een score van 0 tot 100, op basis van betaalgedrag, bezwaren, annuleringen, herhaalgebruik en beoordelingen door signmakers. Alleen de opdrachtgever zelf en Signborn zien die score. Signmakers zien hem niet. Een maatregel volgt nooit alleen uit deze score.

Er vinden geen besluiten plaats die uitsluitend geautomatiseerd zijn en waaraan rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor je verbonden zijn. Wil je een uitleg of dat een mens naar jouw situatie kijkt, mail dan hello@signborn.com.

AI: we gebruiken taalmodellen van Anthropic voor (a) Rakel, de AI-assistent in de app, (b) de controle van chatberichten en lounge-berichten op het delen van contactgegevens buiten het platform (eerst een automatisch filter; alleen bij twijfel beoordeelt het taalmodel het bericht), (c) teksten die als AI-gegenereerd zijn gemarkeerd, zoals de uitleg bij een match, tips aan signmakers om vaker te matchen en een voorstel voor een betere opdrachttekst, en (d) de controle van werkfoto's voordat ze op een openbaar profiel komen: het taalmodel kijkt alleen of er een eigen logo, contactgegevens, een kenteken of een herkenbaar gezicht op staat. Een foto die daarop wordt tegengehouden, blijft binnen het platform zichtbaar en kan na beoordeling door ons alsnog openbaar worden. Anthropic gebruikt deze gegevens niet om zijn modellen te trainen.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

• GPS-locaties van inchecken: 2 jaar
• Handtekening: 3 jaar na het zetten ervan. Opleverbewijs (foto's): 3 jaar na goedkeuring
• Bezwaren en de berichten daarover: 3 jaar
• Facturen en de gegevens die daarvoor nodig zijn: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht), ook na verwijdering van je account
• Beveiligingslogs: 180 dagen, ernstige incidenten 2 jaar
• IP-adres en browser in ons logboek van wijzigingen: 12 maanden. Daarna halen we ze weg; de regel zelf blijft als bewijs
• Voordrachten van een collega die niet zijn geaccepteerd: 12 maanden
• Uitnodiging van een opdrachtgever waar niet op is gereageerd: de link verloopt na 30 dagen, naam en e-mailadres wissen we 12 maanden daarna
• Het eerste contact tussen een opdrachtgever en een signmaker via het platform, met het KvK- en btw-nummer van de signmaker: zolang jullie allebei een account hebben. Heeft een van beiden geen account meer, dan bewaren we het tot ruim 13 maanden na het eerste contact. Zo geldt het juiste tarief, ook als iemand een nieuw account maakt.
• Aanmelding waarvan je de inloglink nooit opende: we verwijderen het account na 14 dagen. Een week vooraf krijg je daarover een mail.
• Partneruitingen die je zag of aanklikte: 13 maanden
• Nieuwsbrief zonder bevestiging, of na afmelden: 30 dagen
• Tellingen van de aanmeldstappen: 13 maanden
• Overige account-, profiel- en opdrachtgegevens, waaronder chatberichten en gesprekken met Rakel: zolang je account bestaat

Verwijder je je account, dan kun je het nog 30 dagen herstellen door in te loggen. Je profiel is in die tijd niet zichtbaar. Daarna wissen of anonimiseren we je gegevens. Je naam in onze logboeken vervangen we dan en je IP-adres korten we in. Facturen en getekende overeenkomsten bewaren we 7 jaar, dat moet volgens de wet.

7. Met wie we gegevens delen

Binnen het platform: de opdrachtgever en de signmaker zien van elkaar wat nodig is voor de opdracht. Een signmaker ziet nooit de commissie of het totaalbedrag dat de opdrachtgever betaalt. Een openbaar signmakersprofiel bestaat alleen als je dat zelf aanzet, en toont nooit je achternaam, woonplaats of tarief. Werkfoto's staan er alleen op als je dat apart aanzet, en alleen na de fotocontrole uit punt 5.

Verwerkers die namens ons werken:

• Supabase (Supabase Pte. Ltd., Singapore): database, inloggen en bestandsopslag. De gegevens staan in de EU (Ierland); voor toegang vanuit het buitenland gelden standaardcontractbepalingen
• Vercel (Vercel Inc., Verenigde Staten): hosting van de website en bezoekersstatistieken zonder cookies (Vercel Web Analytics)
• Resend (Plus Five Five, Inc., Verenigde Staten): verzending van e-mail
• Anthropic (Anthropic Ireland, Limited, Ierland): AI (zie punt 5)
• Cloudflare (Cloudflare, Inc., Verenigde Staten): controle of een formulier door een mens wordt ingevuld (Turnstile)
• Upstash (Upstash, Inc., Verenigde Staten): beveiliging tegen overbelasting (rate limiting)
• Hetzner (Hetzner Online GmbH, Duitsland): server voor het berekenen van reistijden; alleen coördinaten, geen namen
• Sentry (Functional Software, Inc., Verenigde Staten): foutmeldingen
• PostHog (PostHog, Inc., Verenigde Staten; opslag in de EU, Frankfurt): gebruiksstatistieken. Met jouw toestemming gekoppeld aan je account, anders alleen anonieme tellingen zonder koppeling aan jou
• Stripe (Stripe Payments Europe, Limited, Ierland): betaalverwerking, alleen als die voor jouw account actief is. Betalingen voor opdrachten lopen rechtstreeks tussen opdrachtgever en signmaker, niet via Signborn.

Met verwerkers gelden verwerkersovereenkomsten. Voor het omzetten van postcodes in coördinaten gebruiken we PDOK (Kadaster), waarbij alleen de postcode wordt verstuurd. Om een opdracht op de kaart in het midden van zijn woonplaats te zetten, sturen we alleen de plaatsnaam naar PDOK; het adres blijft bij ons. Voor de kaarten in de app haalt je browser kaarttegels op bij CARTO; daarbij ziet CARTO je IP-adres, geen accountgegevens. Voor het weerbericht sturen we een afgeronde locatie (ongeveer 1 km) naar het Noorse weerinstituut MET Norway, zonder naam of accountgegevens.

Overheden: we controleren btw-nummers bij de Europese Commissie (VIES), en verstrekken gegevens aan de Belastingdienst als de wet dat verplicht.

Koppel je zelf je Google-agenda, dan is Google daarvoor zelf verantwoordelijk (Google Ireland Limited).

Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte: Vercel, Resend, Cloudflare, Upstash, Sentry en PostHog doen mee aan het EU-US Data Privacy Framework, en hun verwerkersovereenkomsten bevatten daarnaast de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Voor Supabase en voor Anthropic (doorgifte naar de Verenigde Staten) gelden de standaardcontractbepalingen. CARTO (Verenigde Staten) doet mee aan het EU-US Data Privacy Framework.

8. Cookies en lokale opslag

Altijd aan (nodig om de site te laten werken):

• Inlogsessie (Supabase), een tijdelijke controlecode bij inloggen met een passkey (sb_passkey_challenge, 5 minuten), taalkeuze (NEXT_LOCALE), je cookiekeuze (sb_consent), ingeklapte partneruitingen (sb_ad_min) en een tijdelijke controlecode bij het koppelen van je Google-agenda (sb_gcal_state)
• Verwijslink (signborn_ref, 30 dagen): alleen als je via een uitnodigingslink van een andere gebruiker komt, zodat de uitnodiging aan de juiste persoon wordt gekoppeld
• Instellingen in je browser, zoals thema, concepten en ingeklapte menu's (lokale opslag, blijft op je apparaat)

Alleen na toestemming:

• Herkomst (sb_attr, 30 dagen): de website waarvandaan je kwam en campagneparameters, gekoppeld aan je account als je je aanmeldt
• Gebruiksstatistieken via PostHog (lokale opslag)

Je wijzigt je keuze altijd via "Cookie-instellingen" onderaan de website, of in de app onder Instellingen. Trek je toestemming in, dan stoppen de statistieken en wissen we de herkomst-cookie.

9. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien en een kopie te krijgen (export vanuit je instellingen)
• onjuiste gegevens te laten corrigeren (meestal direct in je profiel)
• je gegevens te laten verwijderen (knop in je instellingen), behalve wat we wettelijk moeten bewaren
• de verwerking te laten beperken
• je gegevens over te dragen in een gangbaar formaat
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
• toestemming in te trekken, zonder dat dat eerdere verwerking onrechtmatig maakt
• een menselijke beoordeling en uitleg te vragen bij de rangschikking of de Trust Score

Mail hello@signborn.com als iets niet vanuit je account lukt. We reageren binnen een maand.

10. Beveiliging

Inloggen gaat met een eenmalige inloglink, een passkey (Face ID, vingerafdruk of toestelcode) of een wachtwoord van minimaal 12 tekens, met een hoofdletter, een kleine letter en een cijfer. Sessies lopen via beveiligde cookies die alleen de server kan lezen. Elke gebruiker ziet in de database alleen zijn eigen gegevens (row level security). Documenten zoals polissen staan in afgeschermde opslag. Log je in vanaf een onbekend apparaat, dan krijg je een melding per e-mail.

11. Klachten

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, neem dan contact op via hello@signborn.com. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

12. Wijzigingen

We passen deze verklaring aan als het platform verandert. De actuele versie staat altijd op signborn.com/privacy. Bij ingrijpende wijzigingen laten we het geregistreerde gebruikers weten.